Mieliliike Hyvinvointipalvelut -toiminimen rekisteri- ja tietosuojaseloste 6/2024
Tämä rekisteriseloste on päivitetty 24.6.2024 ja on voimassa toistaiseksi.
Yrityksen tiedot:
Y-tunnus: 2237093-4 – Email: mieliliike(@)gmail.com – Puh. 0400-106500. Osoite: Viljatie 4 C 23, 00700 Helsinki.
Tietosuojavastaava: Karita Palomäki (tiedot samat kuin yllä).
Ylläpidän seuraavia rekistereitä:
Potilas-/asiakasrekisteri Malmin vastaanotolla: rekisteri on manuaalinen ja papereita säilytetään lukollisessa kaapissa. Fysioterapian osalta noudatan potilastietolakia tietojen säilytyksessä. Potilaskäynnit kirjaan manuaalisesti ja säilytän niitä sekä muita tarvittavia dokumentteja (esim. SV3FM-lähetteet, maksusitoumukset) potilastietolain mukaan 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä. Kerään vain tarvittavat tiedot; asiakkailta nimi, (hetu fysioterapia-asiakkailta), puhelinnumero, sähköposti ja tarvittaessa osoite, mikäli tarvitsee lähettää laskun tai muita dokumentteja postitse. Henkilötietoja voidaan jakaa ulkopuolelle niissä erityistapauksissa, jotka on sovittu yhdessä asiakkaan/potilaan kanssa ja ne kuuluvat terapiaan (esim. terapiapalaute tai lausunto maksajataholle). Muiden kuin fysioterapia-asiakkaiden tiedot poistetaan manuaalisesta arkistosta, kun asiakassuhde yhdessä sopien päättyy. Paperikortiston dokumenttien hävitys tapahtuu polttamalla dokumentit tai toimittamalla ne tietosuojajätekeräykseen.
Potilasrekisteri Terveystalossa: noudatan fysioterapeutin työssäni Terveystalon rekisteriselosteessa mainittuja kohtia sekä yleisiä lainmukaisia velvotteita, siltä osin kun se liittyy ammatinharjoittajuuteni toteuttamiseen Terveystalossa. Rekisteri on Terveystalossa sähköinen. Voit lukea Terveystalon rekisteriselosteen TÄÄLTÄ.
Puhelimen ja sähköpostin yhteystietorekisteri: Säilytän puhelimessani sekä sähköpostissani vain niiden asiakkaiden yhteystietoja, joiden kanssa olen ollut em. laitteilla yhteydessä. Puhelimessani säilytän vain nimen ja puhelinnumeron, ja sähköpostin puolella nimen ja sähköpostiosoitteen. Puhelimessa ja muissa käyttämissäni laitteissa on ajantasainen toimiva tietoturvaohjelma ja laitteille pääsee vain tietosuojavastaava salasanan kautta.
Laskutusrekisteri: Laskutan asiakkaita pääosin sähköisesti. Nämä PDF-muodossa olevat laskut säilytän pilvitallennuksessa, johon vain tietosuojavastaavalla on pääsy salasanan kautta. Laskut toimitetaan lisäksi kirjanpitäjälle paperiversioina kirjanpitoa varten. Laskuissa asiakkaasta riippuen löytyy vähintään asiakkaan nimi ja sen lisäksi osalla myös osoite, sähköpostiosoite tai yrityksen nimi ja y-tunnus, mikäli asiakas on yritys.
Ajanvarausrekisteri: Ajanvarausjärjestelmäni Slotti (käyttö aloitettu 23.6.2024) sijaitsee slotti.fi-sivuston alla. Sinne on pääsy salasanan kautta vain tietosuojavastaavalla. Entisen ajanvarausohjelman Appointments+ asiakastiedot poistetaan sivuston hallinnasta 31.12.2024 mennessä, jolloin kyseinen ajanvarausrekisteri tulostetaan ja säilytetään toistaiseksi lukollisessä säilössä. Siihen asti webhotelli Planeetta Internet noudattaa vaitiolovelvollisuutta asiakkaidensa tietojen suhteen.
Ajanvarausrekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: asiakkaan antama nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin tietojen käsittely on tarpeen yritykseni palveluihin liittyvien tehtävien toteuttamiseksi. Rekisteriin talletetut henkilötiedot hävitetään rekisteriin merkityn pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
Mailchimp -uutiskirjeiden tilaajarekisteri: Uutiskirjeen tilaaminen tapahtuu aina omasta tahdosta. Mieliliike Hyvinvointipalvelut ei milloinkaan lisää ketään tilaajaksi ilman hänen suostumustaan. Rekisteriin kerätään asiakkaan antama nimi sekä sähköpostiosoite.
Miksi kerään sinusta tietoa:
- Asiakassuhteen hoitaminen (vastaanotto, koulutukset, verkkokurssit jne.)
- Ajanvarausjärjestelmän hoitaminen, ajan varanneiden tiedottaminen esim. sairastumistapauksissa
- Palveluiden tuottaminen (fysioterapia, coaching, työnohjaus, koulutukset jne.)
- Laskutus
- Markkinointitarkoitus (Mailchimp-uutiskirje)
- Yhteydenottopyyntöihin vastaaminen
- Oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen (mm. Potilastietolain noudattaminen)
Kaikille em. rekistereille yhteiset tiedot:
Kerään eri rekistereihin vain tarpeelliset henkilötiedot asiakkaista. Asiakkailla tai esim. uutiskirjeen tilaajilla on oikeus kysyä, mitä tietoja hänestä löytyy eri rekistereistä. Mikäli ei ole muuta pakottavaa estettä säilyttää henkilötietoja (esim. velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineistoa tai potilasarkiston tietoja Potilastietolain mukaan), tietosuojavastaava poistaa henkilötiedot asiakkaan toivomalla tavalla. Mikäli asiakas havaitsee henkilötiedoissaan virheitä, hän voi ilmoittaa siitä tietosuojavastaavalle, joka korjaa viipymättä tiedot. Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Mikäli henkilötietoja käsitellään normaalisti rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla tästä yllä mainitulle tietosuojavaltuutetulle.
Tietojen luovuttaminen ja 3. osapuolien vastuu: Mieliliike Hyvinvointipalvelut ei luovuta henkilötietoja millekään ulkopuoliselle taholle, ei myöskään EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Kolmansien osapuolien (esimerkiksi WordPress/webhotellituki) kohdalla nämä yritykset ovat omalla rekisteriselosteellaan sitoutuneet säilyttämään asiakkaittensa tiedot suojassa omassa järjestelmässään, eivätkä jaa heidän asiakkaidensa (joka tässä on Mieliliike Hyvinvointipalvelut) heidän järjestelmässään olevia henkilötietoja ulkopuolisille.
Mieliliike Hyvinvointipalvelut voi sellaisissa tilanteissa luovuttaa henkilötietoja asianmukaisille viranomaisille, mikäli tämä on tarpeen soveltuvan lain tai määräyksen noudattamiseksi.
Mieliliike.fi -sivusto ei käytä evästeitä.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Karita Palomäki, mieliliike(@)gmail.com, puh. 0400-106500.