Rekisteriseloste

Mieliliike Hyvinvointipalvelut -toiminimen rekisteriseloste 5/2018

Tämä rekisteriseloste on päivitetty 23.5.2018 ja on voimassa toistaiseksi.

Yrityksen tiedot:

Y-tunnus: 2237093-4 – Email: mieliliike(@)gmail.com – Puh. 0400-106500. Osoite: c/o Terapiatila Toivo, Malmin raitti 17A, 00700 Helsinki.

Tietosuojavastaava: Karita Palomäki (tiedot samat kuin yllä).


Ylläpidän seuraavia rekistereitä:

Potilas-/asiakasrekisteri Terapiatila Toivossa: rekisteri on manuaalinen ja papereita säilytetään lukollisessa kaapissa. Fysioterapian osalta noudatan potilastietolakia tietojen säilytyksessä. Potilaskäynnit kirjaan manuaalisesti ja säilytän niitä sekä muita tarvittavia dokumentteja (esim. SV3FM-lähetteet, maksusitoumukset) potilastietolain mukaan 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä. Kerään vain tarvittavat tiedot; asiakkailta nimi, (hetu fysioterapia-asiakkailta), puhelinnumero, sähköposti ja tarvittaessa osoite, mikäli tarvitsee lähettää laskun tai muita dokumentteja postitse. Henkilötietoja voidaan jakaa ulkopuolelle niissä erityistapauksissa, jotka on sovittu yhdessä asiakkaan/potilaan kanssa ja ne kuuluvat terapiaan (esim. terapiapalaute tai lausunto maksajataholle). Muiden kuin fysioterapia-asiakkaiden tiedot poistetaan manuaalisesta arkistosta, kun asiakassuhde yhdessä sopien päättyy. Paperikortiston dokumenttien hävitys tapahtuu polttamalla dokumentit.

Potilasrekisteri Terveystalossa: noudatan fysioterapeutin työssäni Terveystalon rekisteriselosteessa mainittuja kohtia sekä yleisiä lainmukaisia velvotteita, siltä osin kun se liittyy ammatinharjoittajuuteni toteuttamiseen Terveystalossa. Rekisteri on Terveystalossa sähköinen. Joitakin potilasdokumentteja, joita on tarpeen säilyttää paperiversioina (esim. yksityisasiakkaan SV3FM-fysioterapialähete), säilytetään kansiossa lukollisessa kaapissa. Voit lukea Terveystalon rekisteriselosteen TÄÄLTÄ.

Puhelimen ja sähköpostin yhteystietorekisteri: Säilytän puhelimessani sekä sähköpostissani vain niiden asiakkaiden yhteystietoja, joiden kanssa olen ollut em. laitteilla yhteydessä. Puhelimessani säilytän vain nimen ja puhelinnumeron, ja sähköpostin puolella nimen ja sähköpostiosoitteen. Puhelimessa ja muissa käyttämissäni laitteissa on ajantasainen toimiva tietoturvaohjelma ja laitteille pääsee vain tietosuojavastaava salasanan kautta.

Laskutusrekisteri: Laskutan asiakkaita pääosin sähköisesti. Nämä PDF-muodossa olevat laskut säilytän pilvitallennuksessa, johon vain tietosuojavastaavalla on pääsy salasanan kautta. Laskut toimitetaan lisäksi kirjanpitäjälle paperiversioina kirjanpitoa varten. Laskuissa asiakkaasta riippuen löytyy vähintään asiakkaan nimi ja sen lisäksi osalla myös osoite, sähköpostiosoite tai yrityksen nimi ja y-tunnus, mikäli asiakas on yritys.

Ajanvarausrekisteri: Ajanvarausjärjestelmäni Appointments+ (Terapiatila Toivon asiakasvaraukset) sijaitsee WordPress-kotisivujeni ylläpidon sisällä ja sinne on pääsy salasanan kautta vain tietosuojavastaavalla, sekä hänen luvallaan Planeetta Internetin (webhotelli) tukihenkilöllä vain siinä tapauksessa, mikäli WordPress-järjestelmää täytyy muokata tai korjata. Planeetta Internet noudattaa vaitiolovelvollisuutta asiakkaidensa tietojen suhteen. Ajanvarausrekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: asiakkaan antama nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Campwire-verkkokurssialustan rekisteri: Campwire-verkkokurssialustaan jää tiedot kaikista verkkokursseilleni osallistujista. Kerätyt tiedot: asiakkaan antama nimi ja sähköpostiosoite. Verkkokurssin hallintaan pääsee salasanan kautta vain tietosuojavastaava ja tarvittaessa häiriötilanteissa myös Campwiren tukihenkilö, jolla on vaitiolovelvollisuus asiakkaiden tiedoista. Kun verkkokurssi suljetaan, myöskään tietosuojavastaavalla ei ole enää pääsyä kurssin käyneiden rekisteriin. Campwiren verkkokauppa sijaitsee verkkopankkiostojen osalta Checkoutissa ja luottomaksujen osalta Stripessa. Kummassakaan rekisterissä ei kerätä maksajien nimitietoja, ainoastaan maksujen ajankohdat, pankin nimi ja tilinumero sekä maksuun liitetty viitenumero.

Mailchimp -uutiskirjeiden tilaajarekisteri: Uutiskirjeen tilaaminen tapahtuu aina omasta tahdosta. Mieliliike Hyvinvointipalvelut ei milloinkaan lisää ketään henkilöä tilaajaksi ilman hänen suostumustaan. Rekisteriin kerätään asiakkaan antama nimi sekä sähköpostiosoite.


Miksi kerään sinusta tietoa:

  • Asiakassuhteen hoitaminen (vastaanotto, koulutukset, verkkokurssit jne.)
  • Ajanvarausjärjestelmän hoitaminen, ajan varanneiden tiedottaminen esim. sairastumistapauksissa
  • Palveluiden tuottaminen (fysioterapia, coaching, työnohjaus, koulutukset jne.)
  • Laskutus
  • Markkinointitarkoitus (Mailchimp-uutiskirje)
  • Yhteydenottopyyntöihin vastaaminen
  • Oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen (mm. Potilastietolain noudattaminen)

Kaikille em. rekistereille yhteiset tiedot:

Kerään eri rekistereihin vain tarpeelliset henkilötiedot asiakkaista. Asiakkailla tai esim. uutiskirjeen tilaajilla on oikeus kysyä, mitä tietoja hänestä löytyy eri rekistereistä. Mikäli ei ole muuta pakottavaa estettä säilyttää henkilötietoja (esim. velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineistoa tai potilasarkiston tietoja Potilastietolain mukaan), tietosuojavastaava poistaa henkilötiedot asiakkaan toivomalla tavalla. Mikäli asiakas havaitsee henkilötiedoissaan virheitä, hän voi ilmoittaa siitä tietosuojavastaavalle, joka korjaa viipymättä tiedot. Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Mikäli henkilötietoja käsitellään normaalisti rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla tästä yllä mainitulle tietosuojavaltuutetulle.

Tietojen luovuttaminen ja 3. osapuolien vastuu: Mieliliike Hyvinvointipalvelut ei luovuta henkilötietoja millekään ulkopuoliselle taholle, ei myöskään EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Kolmansien osapuolien (esimerkiksi Campwire-järjestelmän tuki, WordPress/webhotellituki) kohdalla nämä yritykset ovat omalla rekisteriselosteellaan sitoutuneet säilyttämään asiakkaittensa tiedot suojassa omassa järjestelmässään, eivätkä jaa heidän asiakkaidensa (joka tässä on Mieliliike Hyvinvointipalvelut) heidän järjestelmässään olevia henkilötietoja ulkopuolisille.

Mieliliike Hyvinvointipalvelut voi sellaisissa tilanteissa luovuttaa henkilötietoja asianmukaisille viranomaisille, mikäli tämä on tarpeen soveltuvan lain tai määräyksen noudattamiseksi.

Mieliliike.fi -sivusto ei käytä evästeitä.


Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Karita Palomäki, mieliliike(@)gmail.com, puh. 0400-106500.

Share